SubManager unterstützt Sie bei den komplexen und zeitraubenden Verwaltungsaufgaben in Ihrer Substitutionseinrichtung.

Im folgenden sind einige SubManager-Funktionen aufgeführt, wobei wir keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben:


Schneller Programmeinstieg
Das Programm ist aus der Praxis heraus für die Praxis entwickelt worden. Der Entwickler arbeitet selbst seit Jahren in suchtmedizinischen Schwerpunktpraxen.
Deshalb ist SubManager trotz seiner unzähligen Funktionen weitgehend selbsterklärend und so einfach konzipiert, dass für die Standardaufgaben nur eine kurze Einarbeitungszeit benötigt wird, und der bisherige Verwaltungsaufwand in einer Substitutionseinrichtung dadurch signifikant reduziert werden kann.

Automatische Betäubungsmittelrezeptberechnung
SubManager hat stets den Überblick über den tatsächlichen Verbrauch und erstellt rechtzeitig entsprechend den gesetzlichen Vorgaben das nächste Rezept, wobei selbstverständlich Dosisreduktionen, Dosiserhöhungen, Dosisersatz etc. berücksichtigt werden. Mit der Rezeptübersicht haben Sie selbst jederzeit den Überblick und können die Rezepte entweder gezielt manuell oder automatisch ausdrucken. Hierbei werden natürlich mehrere Ärzte mit jeweils eigener BTM-Nummer, lebenslanger Arzt-Nr. und Betriebsstättennummern unterschieden.

Verwaltung beliebiger Substitutions- und sonstiger Medikamente
neue Substitutions-Medikamente können Sie einfach mit dem Konfigurationsassistenten selbst hinzufügen. SubManager verwaltet flüssige Substitutionsmittel, wie z.B. Methadon, Eptadone®, L-Polamidon® aber auch Fertigarzneimittel in Tablettenform, wie z.B. Subutex®, Suboxone®, Buprenorphin-Sanofi® usw. wobei hier auch Kombinationen von verschiedenen Wirkstoffkonzentrationen möglich sind (z.B. 1 Tablette 2 mg Wirkstoff und 2 Tabletten 0,4 mg ergibt eine Kombinationsdosis von 2,8 mg). Hinweis: teilbare Tabletten werden nicht unterstützt!

Sie können auch Co-Medikationen angeben, wie z. B. Methylphenidat, Antidepressiva, Ribavirin und Interferon (mit Wochentag der Injektion) u.s.w.

Zudem können Sie beliebige Betäubungsmittel auch für Nicht-Substitutionspatienten mit SubManager verwalten, also Patienten, die z.B. im Rahmen einer Schmerztherapie Morphin, Temgesic® oder Fentanyl oder bei ADHS Methylphenidat verordnet bekommen.

Auch hierbei behält SubManager die Übersicht und verhindert zu frühzeitige Folgerezepte und überwacht die Höchstverschreibungsmenge. Das bei Höchstmengenüberschreitung erforderliche "A" wird zu Ihrer Sicherheit bei Bedarf automatisch auf das Rezept gedruckt.

Komplexe Patientenverwaltung
In den Patientenstammdaten können Sie außer den Standardinformationen auch ein Passfoto des Patienten einfügen. Das erleichtert neuen Ausgabekräften die Identifikation des Patienten. Zudem sind alle suchtmedizinisch relevanten Informationen auf einen Blick sichtbar.

Elektronische Patientenakte mit Ausdruck
Die gesamte Dokumentation kann in SubManager vorgenommen werden. Substitutionsrelevante Einträge nimmt SubManager selbständig vor. Jederzeit können weitere Einträge hinzugefügt werden. In beliebigen Zeitabständen können auf Wunsch die Dokumentationen ausgedruckt und in die Patientenakte gelegt werden. Aufwändige Schreibarbeit wird deutlich reduziert und die gewünschten Informationen sind schnell von jedem Arbeitsplatz aus verfügbar.

Leistungsstarke Druckfunktion/Statistik
Über die leistungsstarken Druck- und Statistikfunktionen von SubManager können Sie u.a. Nachweise (Kassenbuch, Ausgabelisten etc.) und Statistiken (z.B. überfällige Patienten, wer hat heute noch keine Ausgabe erhalten und vieles mehr) auf dem Bildschirm angezeigt und auf einem beliebigen Drucker ausgedruckt werden. Sie können jeden SubManager - Bericht als PDF-Dokument exportieren, ohne einen PDF-Generator (z.B. Adobe Acrobat) installiert zu haben. Darüber hinaus können Sie hier Meldeformulare, z.B. Meldung an die BOPST, KV/Krankenkasse, oder einen Behandlungsvertrag (individuell anpassbar) und vieles mehr ausdrucken.

Vereinfachte, übersichtliche Aufgabenbewältigung durch div. Assistenten
Assistenten erleichtern einem das berufliche Leben ungemein, weil sie einem Arbeit abnehmen und damit Zeit sparen. Deshalb hat SubManager, diverse Assistenten (z.B.: Konfigurationsassistent, Aufnahmeassistent, Storno-Assistent etc.), die Ihnen bei der täglichen Arbeit mit SubManager helfen. Der Textbaustein-Assistent enthält bereits für die wichtigsten Ereignisse vorformulierte Texte, die Sie per Mausklick in die Dokumentation übernehmen können. Hierbei können auch Abrechnungsziffern hinterlegt werden, die automatisch in die Abrechnung übernommen werden. Die Textbausteine sind beliebig änder- und erweiterbar.

automatische Datensicherung
Die Datenbank von SubManager basiert auf der lizenzfreien Version des Microsoft SQL-Server 2005 Express bzw. Microsoft SQL-Server 2008 Express, einem professionellem Datenbankmanagementsystem für höchste Ansprüche und Verfügbarkeit. Mit der SubManager-Datensicherung wird die Datensicherung selbst ohne Systemadministrator zum Kinderspiel! Sie können über das SubManager-Serverprogramm auch eine automatische Datensicherung einrichten (z.B. automatische Sicherung alle 3 Stunden oder tägliche Sicherung.), aber auch jederzeit von jedem SubManager-Arbeitsplatz die Einstellungen bearbeiten und ändern und auch manuell eine Datensicherung auf dem Server veranlassen.

Universal-Schnittstelle zu Ihrer Praxissoftware...
...ist derzeit leider ein unerfüllbarer Wunschtraum, weil nicht jeder Praxissoftwarehersteller die dafür erforderliche Schnittstellen unterstützt oder bereitstellt.

Aus diesem Grund wurde in Kooperation mit der INDAMED EDV-Entwicklung und -Vertrieb GmbH eine Direkt-Schnittstelle zur deren Praxissoftware Medical Office entwickelt, mit der ein direkter Datenaustausch möglich ist. Darüber hinaus können von SubManager automatisch erfasste Ziffern (z.B. die 01950/01951 beim Verbuchen einer Ausgabe) direkt auf den richtigen Schein in Medical Office importiert werden, was die Erstellung der Abrechnungsdatei deutlich erleichtert.

Wenn Sie eine andere Praxissoftware verwenden, kann die Abrechnungsdatei Ihrer Software durch das optionale Abrechnungsmodul von Medical Office importiert und so Ihre Ziffern aus Ihrem Praxissoftwaresystem mit den in SubManager erfassten Ziffern zu einer einzigen Abrechungsdatei zusammengeführt werden.
 

Abrechnungsassistent

Der Abrechnungsassistent analysiert die dokumentierten Leistungen und weist auf nicht abgerechnete Ziffern bei erbrachten Leistungen hin. Per Mausklick-Bestätigung können Sie die einzelnen Leistungen übernehmen.

 
Kassenbuch
Das Kassenbuch verwaltet die Praxiseinnahmen von Privatpatienten bzw. der Rezeptgebühren von Kassenpatienten. Sie können auf Wunsch automatisch eine Quittung drucken und sparen sich so die lästige Schreibarbeit. Zahlungen des Patienten per Banküberweisungen können ebenfalls berücksichtigt werden. Sie können eine Überziehungsgrenze eingeben, bei deren Überschreitung der Patient automatisch für die Substitutionsausgabe gesperrt wird. Sie können eine Rechnung bzw. auf Wunsch auch eine Zahlungsaufforderung bzw. Mahnung ausdrucken. Der Kontolimit-Schutz zwingt den Privat-Patienten, die aktuelle Tagesausgabe in Bar zu entrichten. Dieser Schutzmechanismus kann aber je Patient deaktiviert werden. Darüber hinaus können Sie einen Rückzahlungsplan mit dem Patienten erarbeiten, dessen Einhaltung SubManager überwacht.

Terminverwaltung
Wenn Sie den Patienten bei seinem nächsten Besuch in der Praxis bzw. bei der Ausgabe sprechen oder ihm etwas mitteilen lassen wollen, geben Sie einfach einen Termin ein, der beim Aufrufen der Patientenakte automatisch angezeigt wird. Selbst im größten Ausgabestress geht kein Termin mehr unter.
Darüber hinaus verwaltet der Praxis-Terminkalender zusätzlich auch alle anderen Termine in einer gut strukturierten Übersicht. Sie können zudem auch Dosisreduktionen oder Urinkontrollen planen, die SubManager dann automatisch am gewünschten Termin gem. Ihrer Vorgaben umsetzt. Auf Wunsch können Sie den Patienten auch sperren lassen, das Buchen einer Ausgabe ist erst nach Aufhebung der Sperre möglich.

Rechteverwaltung

Sie können jedem Mitarbeiter verschiedenste Rechte zuweisen:

PSB-Mitarbeiter können direkt in SubManager dokumentieren, andere können die Bedarfseinschätzung sehen, aber nicht die PSB-Dokumentation, Sie können Buchungs-Rechte, Storno-Rechte, Kassenbuch-Rechte, Take-Home-Anordnungsrechte, Dosisänderungsrechte u.v.m. vergeben.

Dokumentenecht

Die SubManager-Dokumentation ist Dokumentenecht, d.h. Mitarbeiter können vorhandene Einträge nicht verändern, sondern nur ergänzen.

Universelle Scanner-Schnittstelle

Scannen Sie per Mausklick beliebige Dokumente ein und vergeben Aussagekräftige Bezeichnungen. Die Dokumente sind dann jederzeit per Mausklick aus der Patientenakte aufrufbar.

Export-Funktion

Exportieren Sie per Mausklick beliebige Patientenakten als PDF inkl. aller angebundenen Dokumente

Qualitätssicherung
SubManager orientiert sich an den Ergebnissen und Empfehlungen der empirischen ASTO-Studie über Qualitätssicherung in der Suchtmedizin der Landesärztekammer Westfalen/Lippe, deren Verwendung auch in den Substitutionsrichtlinien der Bundesärztekammer empfohlen wird.
Mit SubManager erledigen Sie die Beantwortung der Stichprobenanfragen durch die Qualitätsicherungskommission der kassenärztlichen Vereinigung mit geringem Aufwand.
 

Dies ist nur ein kurzer Überblick über einige Programmfunktionen. SubManager wird ständig in der Praxis weiter entwickelt und, wobei natürlich auch ständig neue Funktionen und Vereinfachungen hinzu kommen.